Лучшая защита против обысков и повесток — это сокращение объёмов информации, до которой они могут добраться. Каждая организация должна иметь ясную политику того, как хранить определённые типы информации, по трём ключевым причинам:

• Это лишняя головная боль и затраты, чтобы сохранять всё.
• Это лишняя головная боль и затраты, если будете вынуждены выдать всё по судебному требованию.
• Это реальная головная боль, если что-то из этих данных будет использовано против вас в суде — просто спросите Билла Гейтса. Его внутренняя переписка по поводу разгрома Netscape явно не пошла ему на пользу в антимонопольном процессе против Microsoft.

Подумайте об этом: насколько долго должен сохраняться ваш архив электронной почты? Вам действительно нужно хранить каждое письмо? Представьте, что завтра получите повестку — какую часть архива вы бы тогда мечтали видеть уничтоженной?

Сформируйте политику хранения. Ваша организация должна рассмотреть все типы документов, компьютерных файлов, коммуникационных записей и другой информации, которую она накапливает, и разработать политику, определяющую, какие типы данных должны уничтожаться и когда. Например, вы можете решить уничтожать данные по делам спустя шесть месяцев после закрытия дела, или немедленно уничтожать веб-логи о посещениях вашего интернет-сайта, или удалять мэйл-сообщения через неделю хранения. Это называется "политика хранения документов", и это ваша лучшая защита против повесток и судебных требований: они не смогут получить что-то, если у вас этого нет. И единственный способ быть уверенным, что у вас этого нет — это разработать политику, которой будет следовать каждый. Задокументируйте и установите политику, ясно описывающую время жизни документов, которые необходимо хранить (как для электронных, так и для бумажных документов). Наличие политики в письменном виде и её соблюдение поможет вам, если вас обвинят в уничтожении документов с целью сокрытия доказательств.

Source: www.pgpru.com